Vos données, notre responsabilité.

Données collectées

Octopus ITSM collecte les informations personnelles que vous nous fournissez volontairement lorsque vous utilisez notre plateforme, consultez notre site web ou communiquez avec notre équipe de support.

Les données obligatoires incluent votre nom, votre adresse courriel et votre organisation. Ces informations sont nécessaires pour créer un compte et accéder aux services Octopus 7. Les données facultatives comprennent votre numéro de téléphone, votre titre professionnel et vos préférences de communication. Ces détails nous aident à personnaliser votre expérience et à vous offrir un soutien plus efficace.

Nous collectons également des données de navigation automatiquement. Votre adresse IP, le type de navigateur, les pages visitées et le temps passé sur notre site nous permettent d'améliorer la performance et la sécurité de nos services. Ces données sont collectées via des technologies standard comme les fichiers journaux et les balises de suivi.

Les données sensibles, telles que les informations de santé ou les données biomédicales, ne sont collectées que si vous les téléchargez volontairement dans votre instance de plateforme. Octopus ITSM ne collecte jamais ces données sans votre consentement explicite et les traite avec les mesures de sécurité les plus strictes.

Utilisation des données

Octopus ITSM utilise vos données personnelles pour fournir, maintenir et améliorer nos services. Nous utilisons votre nom et votre adresse courriel pour gérer votre compte, traiter vos demandes et vous envoyer des communications importantes concernant votre service.

Vos données de navigation nous aident à comprendre comment vous utilisez notre plateforme et notre site web. Ces informations nous permettent d'optimiser l'interface utilisateur, de corriger les problèmes techniques et de développer de nouvelles fonctionnalités qui répondent à vos besoins.

Avec votre consentement, nous utilisons votre adresse courriel pour vous envoyer des mises à jour produit, des invitations à des webinaires et des ressources éducatives sur les meilleures pratiques ITSM et ESM. Vous pouvez vous désabonner de ces communications à tout moment en cliquant sur le lien de désinscription dans nos courriels.

Nous n'utilisons jamais vos données pour la vente à des tiers ou pour des fins publicitaires sans votre consentement préalable. Vos informations restent confidentielles et sont traitées uniquement par les membres de notre équipe qui en ont besoin pour accomplir leurs fonctions.

Cookies et consentement

Octopus ITSM utilise des cookies pour améliorer votre expérience sur notre site web. Les cookies essentiels permettent au site de fonctionner correctement et de maintenir votre session. Les cookies analytiques nous aident à comprendre comment les visiteurs utilisent notre site sans identifier les individus.

Lors de votre première visite, nous vous demandons votre consentement pour les cookies non essentiels. Vous pouvez accepter tous les cookies, refuser les cookies optionnels ou personnaliser vos préférences. Votre choix est respecté et peut être modifié à tout moment dans les paramètres de votre navigateur.

Partage avec des tiers

Octopus ITSM ne partage vos données personnelles avec des tiers que dans les circonstances suivantes. Nous travaillons avec des prestataires de services qui nous aident à héberger notre plateforme, envoyer des courriels et analyser l'utilisation du site. Ces partenaires sont tenus par des accords de confidentialité stricts et n'utilisent vos données que pour les services qu'ils fournissent.

Nous pouvons divulguer vos données si la loi l'exige, par exemple pour répondre à une demande légale ou pour protéger les droits et la sécurité d'Octopus ITSM et de ses utilisateurs. En cas de fusion, d'acquisition ou de vente d'actifs, vos données pourraient être transférées dans le cadre de cette transaction, mais nous vous en informerons au préalable.

Droits des utilisateurs

Vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles et de recevoir une copie des informations que nous détenons à votre sujet. Vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes. Vous avez également le droit de demander la suppression de vos données, sous réserve de certaines obligations légales ou contractuelles.

Sous la Loi 25 du Québec et le RGPD européen, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à des fins de marketing direct. Vous pouvez également demander la portabilité de vos données, c'est-à-dire recevoir vos informations dans un format structuré et transférable.

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez contacter notre équipe de confidentialité à l'adresse indiquée à la fin de cette politique. Nous traiterons votre demande dans les délais prescrits par la loi.

Conservation des données

Octopus ITSM conserve vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour fournir nos services et respecter nos obligations légales. Les données de compte sont conservées pendant la durée de votre abonnement et pendant une période raisonnable après la résiliation pour des raisons de conformité et d'archivage.

Les données de navigation et les cookies analytiques sont généralement conservés pendant une période de treize mois. Les données sensibles, telles que les informations de santé, sont conservées conformément aux exigences légales applicables dans votre secteur d'activité.

Si vous demandez la suppression de vos données, nous les supprimerons dans les délais prévus par la loi, sauf si nous sommes tenus de les conserver pour des raisons légales ou contractuelles.

Sécurité des données

Octopus ITSM met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger vos données contre l'accès non autorisé, la modification ou la destruction. Nous utilisons le chiffrement SSL pour sécuriser les transmissions de données, des pare-feu pour protéger nos serveurs et des contrôles d'accès pour limiter qui peut voir vos informations.
Notre équipe suit des protocoles de sécurité stricts et reçoit une formation régulière sur la protection des données. Nous effectuons des audits de sécurité réguliers et travaillons avec des experts en cybersécurité pour identifier et corriger les vulnérabilités.
Bien que nous prenions la sécurité au sérieux, aucun système n'est complètement à l'abri des risques. Si une violation de données se produit, nous vous en informerons rapidement et prendrons les mesures nécessaires pour minimiser les dommages.

Mises à jour de cette politique

Octopus ITSM peut mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques, la technologie ou la loi. Nous vous informerons de tout changement important en affichant la nouvelle politique sur notre site et en mettant à jour la date de dernière modification.