Contexte et raisons pour agir

Dans le cadre d’un vaste chantier de transformation nu­mérique entrepris il y a près de trois ans, le CISSS de la Montérégie-Ouest a développé trois solutions informa­tionnelles en soutien aux activités des trajectoires cliniques du continuum AVC, du suivi des usagers en niveau de soins alternatifs (NSA) et de la fluidité hospitalière. Bien que les besoins cliniques des usagers évoluant dans ces trajectoires soient spécifiques à chacune d’elle, les objectifs poursuivis par le développement d’une solution technologique demeuraient communs. Confronté à une multitude de systèmes d’information et à un ac­cès rétroactif (à postériori) aux données permettant de suivre la performance de ces trajectoires, il devenait évident pour l’établissement d’entreprendre ce virage soutenant la saisie des données dans une seule plate­forme et permettre ainsi leur utilisation en temps réel.

Les enjeux de vision partagée, de compréhension commune des obstacles (problèmes) et de continuité informationnelle se sont avérés les principaux leviers sur lesquels l’organisation a misé pour soutenir cette trans­formation. Vouloir corriger ou améliorer une situation problématique sans en connaître précisément les causes, sans que ce soit partagé facilement et simplement avec toutes les parties prenantes et sans que ce soit appuyé sur des données réelles, venait confirmer la nécessité d’agir. Le contexte de nos organisations éclatées multi­sites venait également appuyer la nécessité de recourir à une solution accessible à distance, peu importe, où l’on se trouve et disponible sur tous les types d’appareils (cellulaire, tablette, portable ou poste fixe).

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Définir nos besoins, nos attentes

Une fois la décision prise d’aller de l’avant dans le développement de solutions informationnelles clinico-administratives en soutien aux trajectoires ciblées, nous avons identifié les attentes auxquelles nous souhai­tions que ces solutions répondent. En d’autres termes, il s’agissait de définir nos besoins, et de positionner par le fait même, les caractéristiques attendues du produit.

Ainsi, la création de ces solutions clinico-administratives devait permettre :

• De suivre en temps réel le cheminement de l’usager à travers les étapes de sa trajectoire;
• D’assurer un accès instantané à une série de données statistiques et d’indicateurs qui s’actualisent en continu et qui soutiennent la prise de décision;
• De produire automatiquement, sans manipulation supplémentaire, toute la reddition de compte atten­due qu’elle soit pour l’organisation ou le ministère de la Santé et des Services sociaux;
• D’offrir une expérience de communication contextualisée par des notifications courriel et SMS pour garder les utilisateurs informés en tout temps et peu importe où ils sont;
• D’avoir des accès multiplateformes permettant de débuter une tâche sur une station de travail et de la terminer sur le mobile (cellulaire) ou la tablette;
• De soutenir une synergie d’amélioration continue en faisant ressortir les enjeux cliniques et les obstacles à la fluidité de la trajectoire;
• D’éliminer les systèmes parallèles de compilation des données (élimination de la double/triple saisie), diminuant également les risques d’erreur;
• D’encourager la reconnaissance des efforts et l’identi­fication des bons coups réalisés par tous les interve­nants impliqués;
• De valoriser les comportements attendus par les équipes et de soutenir la gestion du changement ;
• D’assurer la qualité et la sécurité de l’information.

Quelques préalables : des incontournables

Afin de réunir les conditions gagnantes qui allaient permettre la réalisation de cette transformation numérique, quelques travaux préalables ont été réalisés. Ces travaux ont été accomplis en impliquant l’ensemble des équipes concernées par l’une ou l’autre des trajectoires visées.

• Recension des écrits, production et déploiement de guides de pratiques cliniques permettant de :
  • Assurer que les pratiques cliniques sont à la fine pointe des connaissances;
  • Introduire des cibles (pour mesurer des délais) appuyées sur des données probantes;
  • Utiliser des outils cliniques standardisés.
• Révision et simplification des processus de travail :
  • Comme les solutions informationnelles sou­tiennent des processus, ceux-ci se doivent d’être optimaux, simples et connus.
• Mise en place de structures de communication formelle : salle de pilotage, rencontres quotidiennes de type « scrum » qui favorise :
  • La compréhension commune de la situation quotidienne;
  • La recherche de solutions aux obstacles;
  • Le partage de responsabilités;
  • La mise à jour de certaines informations;
  • La création d’une dynamique de collaboration entre les intervenants impliqués dans les trajectoires AVC, NSA et fluidité hospitalière, respectivement.

Une fois la décision prise d’aller de l’avant dans le développement de solutions informationnelles clinico-administratives en soutien aux trajectoires ciblées, nous avons identifié les attentes auxquelles nous souhaitions que ces solutions répondent.

Nos stratégies pour y arriver

Obtenir rapidement un produit ou une solution infomationnelle

• Choix d’un partenaire (Octopus) qui repose sur son approche agile, son expérience en transformation numérique et sa plateforme de développement « sans-code ».
• Environnement de développement intégré à même la solution.
• Développement agile en impliquant les utilisateurs.
• Soutien aux processus et aux trajectoires plutôt que d’imposer des façons de faire.

Garantir l’accès aux données

• En temps réel et sur toutes les plateformes.
• Rapidement et facilement avec une ergonomie intuitive des fonctionnalités.
• Sans transcription ou manipulation pour les utiliser
  • Soutien la prise de décision à tous les niveaux;
  • Fiables et de qualité;
  • Visibles à tous : ce qui accroît la confiance de tous les utilisateurs à l’égard des solutions développées et sur les données produites.

Alimenter les systèmes à la source

• Données saisies par les acteurs de proximité où se déroule l’action et où se crée la réelle valeur ajoutée.
• Interopérabilité des systèmes.
• Susciter l’adhésion des utilisateurs.
• Reconnaître en continu les bons coups et permettre des reconnaissances personnalisées.
• Soutenir les comportements attendus par l’introduction d’une approche basée sur les jeux – « gamification » qui se traduit comme une quête à accomplir et qui donne des écussons selon des accomplissements à réaliser.
• Rejoindre les préoccupations des générations X, milléniaux, etc.

Cartes avec suivis

Tel que prévu dans la planification des trois projets, les solutions clinico-administratives AVC et NSA ont été développées et implantées dans des échéanciers res­pectifs de 14 et 12 semaines alors que nous terminons présentement le développement de la solution fluidité hospitalière.

Nos apprentissages

De cette expérience, nous retenons que pour assurer une valorisation optimale des données en santé nous devons :

• Obtenir rapidement un produit ou une solution informationnelle qui soutient et qui s’adapte aux processus de travail et aux trajectoires cliniques plutôt que d’imposer les façons de faire.
• Avoir accès aux données en temps réel, sans manipulation ou transcription dans d’autres sys­tèmes pour pouvoir les utiliser lors de prises de décisions que ce soit sur des aspects opérationnels, tactiques ou stratégiques. Pour ce faire, les données doivent être fiables, de qualité et accessibles sur tous types de plateformes (PC, tablettes, téléphones intelligents). Dans ce contexte, l’interopérabilité des systèmes devient un levier incontournable.
• Assurer que les solutions soient alimentées de données saisies par les acteurs de proximité où se déroule l’action et où se créé la réelle valeur ajoutée. Ceci passe inévitablement par une ad­hésion des principaux utilisateurs que sont les intervenants impliqués dans les trajectoires visées. Des stratégies de reconnaissance des bons coups de même que de valorisations des comportements attendus (gamification) contribuent à susciter effica­cement l’engagement des parties prenantes.

En terminant, le succès de notre projet et la pérennité qui se concrétise par une réelle utilisation/valorisation des données reposent sur une collaboration bienveil­lante interdirection, un engagement soutenu de tous dans la gestion optimale et intégrée des usagers et dans la pertinence des choix et des actions à poser, et ce, dans l’intérêt ultime des usagers desservis.

Écrit par Stéphane Dubuc, Directeur et chargé de projet, CISSS de la Montérégie-Ouest

Source : Le Point en santé et services sociaux, volume 17, numéro 1, édition été 2022

– Octopus NSA : augmenter la fluidité des niveaux de soins alternatifs (NSA) en temps réels

Contexte du projet

L’attente d’usagers requérant un niveau de soins alternatif (NSA) en centre hospitalier résulte d’un problème complexe, systémique, récurrent et coûteux, pour lequel la résolution est une priorité du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) et des établissements de santé.

Selon le relevé quotidien de la situation des urgences en centre hospitalier (RQSUCH), la définition d’un usager en statut NSA est la suivante : « Est considérée en statut NSA toute personne hospitalisée dont la condition requiert toujours des soins et des services, mais qu’il n’est plus nécessaire, en termes de spécificité ou d’intensité, que ceux-ci soient dispensés dans les lits de courte durée du centre hospitalier de soins généraux et spécialisés (CHSGS). L’usager est considéré comme requérant un niveau de soins alternatif (ou usager NSA) à partir du moment où l’équipe soignante détermine que l’unité de courte durée n’est plus le milieu le plus approprié pour lui dispenser le niveau de soins requis par sa condition, jusqu’au départ de celui-ci. »

La situation des usagers NSA se caractérise par une occupation prolongée de lits de courte durée alors que leur condition médicale de ne le requiert plus. Cette utilisation inappropriée des lits engendre un défi d’accessibilité pour les autres usagers dont l’état de santé nécessite une hospitalisation.

La fluidité hospitalière repose donc sur une synergie complémentaire et collaborative qui doit s’établir entre les services en amont de l’hôpital, l’urgence, les unités de soins et les services offerts en aval de l’hospitalisation. Dans le contexte organisationnel, cette fluidité implique des services qui se retrouvent dans toutes les directions cliniques et dans de multiples lieux de prestation de service. Pour mesurer l’état de santé de la fluidité hospitalière, le taux de NSA est l’un des indicateurs requis. En effet, un taux élevé de NSA dans des lits de courte durée indiquerait la présence d’obstacles à la fluidité alors qu’un taux plus bas est le reflet d’une gestion optimale et intégrée bien établie.

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Les raisons pour agir

En 2019-2020, confronté à un taux de NSA avoisinant les 20 %, et faisant face à de nombreux obstacles organisationnels, le CISSSMO a décidé d’entreprendre un vaste chantier de révision des processus et d’amorcer une transformation numérique dont l’objectif principal visait l’amélioration de la fluidité de la trajectoire des usagers en statut NSA.

Les obstacles identifiés sont devenus les leviers sur lesquels l’organisation s’est appuyée pour mobiliser les efforts collectifs.

Les principaux obstacles présents au moment d’amorcer le projet étaient les suivants :

• Multiples outils pour assurer la gestion des NSA
• Communication complexe
• Compréhension inégale du phénomène des NSA dans l’organisation
• Accès à l’information décalé et impossible à obtenir en temps réel
• Recherche de coupables > recherche de solutions
• Urgence sanitaire 2020 qui demandait d’augmenter la capacité hospitalière

Des solutions simples et concrètes

En s’appuyant sur les bonnes pratiques, les solutions retenues devaient s’assurer de :

• Mettre en place les mécanismes de collaboration et de communication contextualisée
• Suivre et analyser au quotidien les usagers ayant un statut NSA
• Respecter les délais pour obtenir la confirmation d’orientation vers les ressources visées
• Impliquer l’ensemble des acteurs qui seront mis à contribution
• Mettre en place les outils permettant une continuité informationnelle
• Développer des tableaux de bord et suivre les indicateurs quotidiennement en temps réel

La création d’une solution informatique clinico-administrative s’est avérée un élément central de la démarche du CISSSMO. Elle offre aux intervenants l’opportunité de suivre en temps réel la fluctuation des taux de NSA et assure à l’usager une meilleure prise en charge qui tient compte de ses besoins de santé. Elle soutien la mobilisation des équipes dans la mise en œuvre de tout ce qui est nécessaire pour que l’usager se retrouve au bon endroit au bon moment.

Cette solution a également permis d’accentuer le travail de collaboration entre les intervenants impliqués dans la trajectoire des usagers NSA, ce qui démontre la plus-value tant pour les usagers que le personnel.

À l’issue des travaux réalisés dans le cadre de ce vaste chantier, les solutions suivantes ont été implantées et ont permis d’atteindre l’objectif principal soit de réduire le taux d’usagers en statut NSA :

• Simplification du processus d’orientation des usagers en statut NSA
• Mise en place de rencontres quotidiennes de gestion des usagers en statut NSA
• Transformation numérique majeure par le développement d’une solution clinico-administrative (OCTOPUS-NSA) en soutien aux activités cliniques des intervenants impliqués dans le suivi quotidien des usagers et clinico-administratives pour les gestionnaires
• Partage d’une vision commune du phénomène des NSA dans toute l’organisation
• Suivi des usagers en statut NSA en temps réel et des usagers à risque de devenir NSA
• Soutien à l’animation des rencontres quotidiennes de fluidité NSA
• Communication contextualisée entre les différents acteurs à même la solution
• Suivi des indicateurs et statistiques en temps réel
• Production de la reddition de compte ministérielle à même la solution
• Élimination des systèmes parallèles de compilation des données (élimination de la double – triple saisie)

Quelques faits saillants

• Solution entièrement développée en 2 mois (janvier à février 2021)
• Près de 140 utilisateurs
• Solution accessible sur toutes les plateformes
• Espace documentaire disponible à même la solution
• Gains de 48 lits de courte durée et temps de 4 ETC
• Réduction du taux de NSA moyen de 20 % à 8 %

Un partenaire essentiel

Ce virage numérique a été possible grâce à la contribution essentielle de notre partenaire d’affaire Octopus.

Octopus vise à moderniser le réseau de la santé et des services sociaux grâce à des solutions technologiques innovantes et préconfigurées autour des meilleures pratiques, afin de rendre disponible l’information en temps réel et apporter une réelle valeur ajoutée aux professionnels et aux gestionnaires.

Depuis 2005, Octopus a été impliqué dans de nombreuses expériences qui leur ont fait découvrir qu’il n’existait pas d’outils satisfaisants, conviviaux et simples d’utilisation pour répondre aux besoins clinico-administratifs. C’est pourquoi ils ont créé les solutions Octopus MD avec pour objectif de contribuer à améliorer l’efficacité des soins et la qualité des services offerts aux usagers.

Source : Le Point en santé et services sociaux, volume 16, numéro 3, édition hiver 2022

– Octopus NSA : augmenter la fluidité des niveaux de soins alternatifs (NSA) en temps réels

 

La présentation des nouveautés de notre logiciel ITSM Octopus et le partage de bonnes pratiques entre nos clients étaient à nouveau mis à l’honneur pour la 5ème journée annuelle des utilisateurs Octopus. Read more