Logiciel GMAO et maintenance préventive : comment améliorer votre productivité ?

«Mieux vaut prévenir que guérir» : ce proverbe est particulièrement vrai dans le domaine de la maintenance où un incident peut rapidement prendre des proportions importantes, avec des conséquences néfastes pour la compagnie : arrêt de la production, perte de données critiques, ou tout simplement perte de temps et de productivité.

Pour autant, assurer la maintenance reste une activité chronophage qui exige une véritable organisation, notamment en matière informatique. Directeur informatique et Directeur de la maintenance jonglent avec un grand nombre de tâches et des niveaux de criticités très variés. Pour être efficace et optimiser leur gestion du temps, il est indispensable d’aligner les 2 équipes et de définir des processus cadrés pour toutes les opérations de maintenance et de services informatiques.

L’objectif doit être avant tout de mieux anticiper pour éviter les mauvaises surprises et d’améliorer la productivité des équipes. Le rôle joué par les outils informatiques et notamment le logiciel de GMAO sera essentiel, voyons pourquoi et comment…

 

GMAO & Logiciel : de quoi parle-t-on ?

Pour bien saisir le concept de GMAO (Gestion de la maintenance assistée par ordinateur), il faut d’abord comprendre ce que l’on entend par maintenance…

 

Comprendre les activités de maintenance

La maintenance peut être définie comme «l’ensemble de toutes les actions techniques, administratives et de management durant le cycle de vie d’un bien, destinées à le maintenir ou à le rétablir dans un état dans lequel il peut accomplir la fonction requise».

Nous relevons plusieurs points intéressants dans cette définition :

• «Maintenir ou rétablir», qui établit la différence entre la maintenance préventive et corrective.
• «Cycle de vie d’un bien», ce qui illustre bien que la maintenance doit être une opération récurrente et non ponctuelle.
• «Actions techniques, administratives et de management» : c’est peut-être le point le plus important car la maintenance ne saurait être limitée à ses seuls aspects techniques.

Nous pouvons l’illustrer avec l’exemple de la maintenance d’un serveur informatique : en assurer la maintenance technique implique de maintenir le système à jour et d’effectuer régulièrement des audits complets pour repérer d’éventuelles failles. Mais cela nécessite également de gérer les licences d’exploitation, le stock de pièces de rechange et d’organiser les achats en conséquence. De nombreuses actions techniques et administratives liées au cycle de vie du serveur qui sont tout aussi chronophages…

Ensuite, lorsque l’on parle de maintenance préventive, la clé du succès réside dans l’organisation et l’anticipation. Des méthodes comme AMDEC – Analyse des Modes de Défaillance, de leurs Effets et de leur Criticité ou la méthode Maxer facilitent la planification des actions de maintenances ; le référentiel des bonnes pratiques ITIL donne également un ensemble de recommandations très intéressantes.

Mais pour véritablement gagner en productivité et maîtriser vos actifs matériels, il est indispensable de s’appuyer sur un logiciel GMAO spécialisé.

 

Un logiciel GMAO permet d’automatiser certaines activités de maintenance

En effet, le logiciel de GMAO est spécialement conçu pour planifier l’ensemble des opérations de maintenance préventive, qu’elles soient techniques, administratives ou managériales. Il permet de distinguer clairement les opérations de maintenance :

• Systématiques : celles prévues selon un calendrier fixe.
• Conditionnelles : déclenchées par des relevés ou des mesures.
• Prévisionnelles : prévues en extrapolant par suite d’une analyse.

Sa force est de permettre de lister toutes les tâches indispensables et de coordonner leur exécution. Le logiciel de GMAO est ensuite capable d’analyser des données issues du Système d’Information (par exemple, le taux d’occupation des disques durs) et de déclencher des opérations de maintenance appropriées. Enfin, il pourra fournir un tableau de bord de toutes les opérations de maintenance, tant dans le prévisionnel que dans l’exécution des tâches, et cela peut vous apporter des gains de productivité importants…

 

Réduire les risques d’incidents informatiques

En coordonnant toutes les opérations de maintenance préventive dans le logiciel de GMAO, on réduit considérablement les risques d’incidents et de pannes sur l’ensemble du système d’information.

La maintenance préventive permet un renouvellement régulier du matériel vieillissant et globalement une meilleure anticipation des risques liés aux équipements. Son importance est pourtant parfois remise en question du fait qu’elle représente un coût direct et visible alors que les coûts liés à d’éventuels incidents sont toujours indirects. Leur impact, régulièrement sous-estimé dans les organisations, est pourtant bien réel :

• Perte de données : un incident informatique implique souvent une perte de données précieuses et donc préjudiciable.
• Arrêt de la production : un logiciel métier qui tombe en panne peut paralyser l’ensemble d’un service et faire chuter la productivité de la compagnie.
• Temps d’intervention pour le dépannage : en fonction de la criticité, l’incident peut mobiliser plusieurs membres de l’équipe informatique à un moment inopportun.

Sans oublier qu’un incident peut parfois avoir des conséquences bien plus dramatiques. Par exemple dans le domaine du génie biomédical pour le secteur hospitalier : les machines étant fréquemment assistées par ordinateur, une panne au mauvais moment pourrait mettre des vies en danger…

 

Un logiciel GMAO permet de gagner du temps dans la gestion des équipements

En effet, sa capacité à automatiser un grand nombre d’opérations manuelles chronophages va faciliter la gestion des équipements. N’oublions pas que le système d’information est très gourmand en matériels, équipements et autres pièces de rechanges : il est facile de s’y perdre !

 

Une CMDB intégrée pour avoir une vue d’ensemble

Pour éviter cela justement, quoi de mieux que d’avoir une vision globale ? Un logiciel de GMAO qui intègre une fonction de CMDB (Configuration Management Database) apporte en un clin d’œil une vue d’ensemble du système d’information.

La CMDB est une base de données relationnelle qui contient tous les éléments physiques et logiques qui composent le système d’information : le matériel, les périphériques, mais aussi les logiciels et les bases de données.

La force d’une CMDB n’est pas simplement de lister les composantes du SI, mais également d’illustrer les éléments de configuration (configuration items), c’est-à-dire les relations entre ces composants. Lorsque la CMDB et le logiciel de GMAO sont intégrés, ce dernier peut exploiter cette mine d’or de données pour ses propres analyses.

 

Et ainsi faciliter l’établissement du budget prévisionnel…

Ces analyses ne se limitent pas au domaine technique : le logiciel de GMAO peut en effet identifier les équipements à renouveler, les contrats de maintenance à reconduire, croiser ces informations avec des statistiques sur le coût des interventions passées pour vous aider à prévoir plus finement les investissements que vous allez devoir réaliser… Il peut aller encore plus loin en croisant les interventions humaines et les temps de travail pour estimer vos besoins futurs en recrutement…

Cela vous permet gagner un temps considérable dans l’établissement des budgets informatiques.

 

Un logiciel GMAO permet enfin d’optimiser le temps de travail des équipes informatiques

 

Faciliter les interventions des techniciens

Le logiciel de GMAO, grâce à la planification avancée des opérations de maintenance, apporte déjà aux techniciens en charge de ces opérations un calendrier d’intervention structuré.
Ensuite, la clé de la maintenance préventive réside dans la standardisation des tâches. L’historique complet des opérations précédentes, couplé à une checklist précise des points de contrôle à effectuer, leur simplifie considérablement la tâche et leur fait gagner du temps. C’est encore plus vrai pour les techniciens sur le terrain qui peuvent accéder au logiciel via leur smartphone.
Enfin, le logiciel de GMAO centralise les rapports d’intervention, ce qui facilite la vie des techniciens mais aussi la supervision par leurs managers.

 

Faciliter le travail des managers

Ces derniers disposent en effet de tableaux de bord et de rapports permettant également de planifier toutes les opérations de maintenance préventive et/ou curative. Les comptes rendus des interventions sont intégrés et permettent d’analyser le temps passé sur chacune.

Lorsque le logiciel de GMAO est couplé à un logiciel ITSM, il rend possible une gestion très fine des équipes et des temps de travail. Par exemple, en cas d’incident, il sera aisé d’identifier le technicien le mieux placé pour assurer le dépannage en fonction de l’historique des interventions et des disponibilités.

 

Une politique de maintenance préventive structurée et intégrée dans un logiciel adapté permet de réaliser de vrais gains de productivité pour l’ensemble des services techniques et informatiques.
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