Utilisation optimale des données pour une amélioration continue de la performance : l’expérience du CISSS de la Montérégie-Ouest

Contexte et raisons pour agir

Dans le cadre d’un vaste chantier de transformation nu­mérique entrepris il y a près de trois ans, le CISSS de la Montérégie-Ouest a développé trois solutions informa­tionnelles en soutien aux activités des trajectoires cliniques du continuum AVC, du suivi des usagers en niveau de soins alternatifs (NSA) et de la fluidité hospitalière. Bien que les besoins cliniques des usagers évoluant dans ces trajectoires soient spécifiques à chacune d’elle, les objectifs poursuivis par le développement d’une solution technologique demeuraient communs. Confronté à une multitude de systèmes d’information et à un ac­cès rétroactif (à postériori) aux données permettant de suivre la performance de ces trajectoires, il devenait évident pour l’établissement d’entreprendre ce virage soutenant la saisie des données dans une seule plate­forme et permettre ainsi leur utilisation en temps réel.

Les enjeux de vision partagée, de compréhension commune des obstacles (problèmes) et de continuité informationnelle se sont avérés les principaux leviers sur lesquels l’organisation a misé pour soutenir cette trans­formation. Vouloir corriger ou améliorer une situation problématique sans en connaître précisément les causes, sans que ce soit partagé facilement et simplement avec toutes les parties prenantes et sans que ce soit appuyé sur des données réelles, venait confirmer la nécessité d’agir. Le contexte de nos organisations éclatées multi­sites venait également appuyer la nécessité de recourir à une solution accessible à distance, peu importe, où l’on se trouve et disponible sur tous les types d’appareils (cellulaire, tablette, portable ou poste fixe).

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Définir nos besoins, nos attentes

Une fois la décision prise d’aller de l’avant dans le développement de solutions informationnelles clinico-administratives en soutien aux trajectoires ciblées, nous avons identifié les attentes auxquelles nous souhai­tions que ces solutions répondent. En d’autres termes, il s’agissait de définir nos besoins, et de positionner par le fait même, les caractéristiques attendues du produit.

Ainsi, la création de ces solutions clinico-administratives devait permettre :

• De suivre en temps réel le cheminement de l’usager à travers les étapes de sa trajectoire;
• D’assurer un accès instantané à une série de données statistiques et d’indicateurs qui s’actualisent en continu et qui soutiennent la prise de décision;
• De produire automatiquement, sans manipulation supplémentaire, toute la reddition de compte atten­due qu’elle soit pour l’organisation ou le ministère de la Santé et des Services sociaux;
• D’offrir une expérience de communication contextualisée par des notifications courriel et SMS pour garder les utilisateurs informés en tout temps et peu importe où ils sont;
• D’avoir des accès multiplateformes permettant de débuter une tâche sur une station de travail et de la terminer sur le mobile (cellulaire) ou la tablette;
• De soutenir une synergie d’amélioration continue en faisant ressortir les enjeux cliniques et les obstacles à la fluidité de la trajectoire;
• D’éliminer les systèmes parallèles de compilation des données (élimination de la double/triple saisie), diminuant également les risques d’erreur;
• D’encourager la reconnaissance des efforts et l’identi­fication des bons coups réalisés par tous les interve­nants impliqués;
• De valoriser les comportements attendus par les équipes et de soutenir la gestion du changement ;
• D’assurer la qualité et la sécurité de l’information.

Quelques préalables : des incontournables

Afin de réunir les conditions gagnantes qui allaient permettre la réalisation de cette transformation numérique, quelques travaux préalables ont été réalisés. Ces travaux ont été accomplis en impliquant l’ensemble des équipes concernées par l’une ou l’autre des trajectoires visées.

• Recension des écrits, production et déploiement de guides de pratiques cliniques permettant de :
  • Assurer que les pratiques cliniques sont à la fine pointe des connaissances;
  • Introduire des cibles (pour mesurer des délais) appuyées sur des données probantes;
  • Utiliser des outils cliniques standardisés.
• Révision et simplification des processus de travail :
  • Comme les solutions informationnelles sou­tiennent des processus, ceux-ci se doivent d’être optimaux, simples et connus.
• Mise en place de structures de communication formelle : salle de pilotage, rencontres quotidiennes de type « scrum » qui favorise :
  • La compréhension commune de la situation quotidienne;
  • La recherche de solutions aux obstacles;
  • Le partage de responsabilités;
  • La mise à jour de certaines informations;
  • La création d’une dynamique de collaboration entre les intervenants impliqués dans les trajectoires AVC, NSA et fluidité hospitalière, respectivement.

Une fois la décision prise d’aller de l’avant dans le développement de solutions informationnelles clinico-administratives en soutien aux trajectoires ciblées, nous avons identifié les attentes auxquelles nous souhaitions que ces solutions répondent.

Nos stratégies pour y arriver

Obtenir rapidement un produit ou une solution infomationnelle

• Choix d’un partenaire (Octopus) qui repose sur son approche agile, son expérience en transformation numérique et sa plateforme de développement « sans-code ».
• Environnement de développement intégré à même la solution.
• Développement agile en impliquant les utilisateurs.
• Soutien aux processus et aux trajectoires plutôt que d’imposer des façons de faire.

Garantir l’accès aux données

• En temps réel et sur toutes les plateformes.
• Rapidement et facilement avec une ergonomie intuitive des fonctionnalités.
• Sans transcription ou manipulation pour les utiliser
  • Soutien la prise de décision à tous les niveaux;
  • Fiables et de qualité;
  • Visibles à tous : ce qui accroît la confiance de tous les utilisateurs à l’égard des solutions développées et sur les données produites.

Alimenter les systèmes à la source

• Données saisies par les acteurs de proximité où se déroule l’action et où se crée la réelle valeur ajoutée.
• Interopérabilité des systèmes.
• Susciter l’adhésion des utilisateurs.
• Reconnaître en continu les bons coups et permettre des reconnaissances personnalisées.
• Soutenir les comportements attendus par l’introduction d’une approche basée sur les jeux – « gamification » qui se traduit comme une quête à accomplir et qui donne des écussons selon des accomplissements à réaliser.
• Rejoindre les préoccupations des générations X, milléniaux, etc.

Cartes avec suivis

Tel que prévu dans la planification des trois projets, les solutions clinico-administratives AVC et NSA ont été développées et implantées dans des échéanciers res­pectifs de 14 et 12 semaines alors que nous terminons présentement le développement de la solution fluidité hospitalière.

Nos apprentissages

De cette expérience, nous retenons que pour assurer une valorisation optimale des données en santé nous devons :

• Obtenir rapidement un produit ou une solution informationnelle qui soutient et qui s’adapte aux processus de travail et aux trajectoires cliniques plutôt que d’imposer les façons de faire.
• Avoir accès aux données en temps réel, sans manipulation ou transcription dans d’autres sys­tèmes pour pouvoir les utiliser lors de prises de décisions que ce soit sur des aspects opérationnels, tactiques ou stratégiques. Pour ce faire, les données doivent être fiables, de qualité et accessibles sur tous types de plateformes (PC, tablettes, téléphones intelligents). Dans ce contexte, l’interopérabilité des systèmes devient un levier incontournable.
• Assurer que les solutions soient alimentées de données saisies par les acteurs de proximité où se déroule l’action et où se créé la réelle valeur ajoutée. Ceci passe inévitablement par une ad­hésion des principaux utilisateurs que sont les intervenants impliqués dans les trajectoires visées. Des stratégies de reconnaissance des bons coups de même que de valorisations des comportements attendus (gamification) contribuent à susciter effica­cement l’engagement des parties prenantes.

En terminant, le succès de notre projet et la pérennité qui se concrétise par une réelle utilisation/valorisation des données reposent sur une collaboration bienveil­lante interdirection, un engagement soutenu de tous dans la gestion optimale et intégrée des usagers et dans la pertinence des choix et des actions à poser, et ce, dans l’intérêt ultime des usagers desservis.

Écrit par Stéphane Dubuc, Directeur et chargé de projet, CISSS de la Montérégie-Ouest

Source : Le Point en santé et services sociaux, volume 17, numéro 1, édition été 2022

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